Twoja konferencja off czy online? Co wybierasz?

Konferencje to spotkania organizowane w celu omówienia określonych zagadnień, wzbogacenia wiedzy i nawiązania kontaktów. Poznaje się wtedy ludzi z branży, wymienia doświadczenia i konsultuje nowości. Przygotowanie szkoleń, kongresów i innych eventów nie jest łatwym zadaniem. W dobie pandemii nowe możliwości dały konferencje organizowane w formie wirtualnej. Realizacje online cieszą się obecnie coraz większą popularnością. Wiele firm widzi w nich ogromny potencjał i chętnie się na nie decyduje. Jakie są różnice między spotkaniem offline a online? Jakie możliwości dają nowe narzędzia?

Pomiędzy offline a online

Wraz z koniecznością przystosowania się do nowych warunków pojawiła się potrzeba reorganizacji pracy i wprowadzenia w wielu obszarach rozwiązań alternatywnych. Właściciele firm zostali zmuszeni do przeobrażenia swoich biznesów. Poszukując nowej formy spotkań, bezpiecznej dla wszystkich uczestników, należało wyjść poza dobrze znane, sprawdzone scenariusze i wypróbować nowe możliwości. Zwłaszcza, że z organizacją konferencji, kongresów czy targów nie warto czekać. Dzięki wykorzystaniu technologii można śmiało kontynuować dotychczasową działalność nawet pomimo obostrzeń. W świecie, w którym tak istotnym elementem jest Internet, rozwiązanie nasunęło się samo: przejść ze świata offline do online.

Eksperymentując z formą: wirtualnie nie znaczy gorzej

Konferencja online daje o wiele większą możliwość zebrania w jednym miejscu większej liczby ludzi niż tradycyjne spotkanie. Uczestnicy nie muszą się martwić, że wydarzenie odbywa się w innym mieście, nie są obciążeni kosztami dojazdu ani zakwaterowania. Eventy online oferują też wiele nowych możliwości dla samych organizatorów, m.in. opcję zaproszenia do udziału ekspertów i prelegentów z dowolnego zakątka świata. Z punktu widzenia organizatora to także oczywista oszczędność: nie trzeba zamawiać cateringu, organizować transportu ani wynajmować sali. Co więcej, tryb online pozwala dotrzymać ustalonych terminów i zrealizować ustalone wcześniej cele.

Nowe czasy, nowe rozwiązania

Coraz częściej organizatorzy zamiast czekać na termin zakończenia ograniczeń decydują się w ogóle rezygnować z konferencji offline na rzecz wydarzenia odbywającego się w sieci. Jeszcze do niedawna taka formuła były stosunkową rzadkością, dziś stanowi raczej jedną z dostępnych opcji. Wydarzenia online odbywają się za pomocą dedykowanych narzędzi, np. https://www.bluplatform.io. To profesjonalne oprogramowanie do obsługi eventów wirtualnych umożliwiające przeniesienie konferencji, targów itp. z przestrzeni offline do online. Platforma daje wszystkie elementy potrzebne do tego, by wydarzenie było nie tylko zwykłą transmisją, lecz dawało możliwość zaprezentowania różnych treści oraz pomagało budować zaangażowanie uczestników. Specjalne oprogramowanie umożliwia nie tylko zakup biletów czy zarejestrowanie udziału, lecz także utworzenie oddzielnych scen/pokojów tematycznych, przygotowanie wirtualnych stoisk oraz obsługę gości (sekcja komentarzy, Q&A). Taka forma to nie tyle chwilowy środek zaradczy, lecz nowoczesne rozwiązanie, które w świecie po zakończeniu pandemii COCID-19 pozostanie z nami na stałe.

Konferencje online czy offline: wybierz swoją ścieżkę

Eventy w formie tradycyjnej mają tę niewątpliwą przewagę, że zapewniają możliwość fizycznego kontaktu z innymi ludźmi. Dlatego też przedstawiciele nowoczesnych agencji eventowych, np. https://bluexperience.pl/, nie ograniczają się wyłącznie do spotkań online – jest to raczej jeden z punktów ich repertuaru. Formuła offline wcale nie jest przestarzała i nie należy traktować jej w taki sposób. Wypróbowując nowe możliwości można wyjść poza utarte scenariusze – nie znaczy to jednak, że to jedyna słuszna droga. Choć spodziewamy się, że coraz więcej wydarzeń będzie przenoszonych do Internetu, spotkania „w realu” nadal będą ważne. Dlatego też planując event warto skorzystać z pomocy specjalistów mających doświadczenie w obu tych obszarach.