Podpis elektroniczny w twojej firmie. Rozwiązanie na każdą kieszeń

O podpisie elektronicznym napisano już naprawdę wiele. W przestrzeni publicznej wciąż jednak pojawiają się niejaności, związane, między innymi, z różnicami, jakie występują w różnego rodzaju podpisach elektronicznych, czy wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa takiego rozwiązania. Yousign, jako jeden z dostawców tej technologii, rozwiewa je i pokazuje, że proponowane przez firmę rozwiązania warte są odrobiny zachodu, są wspierane przez Wspólnotę Europejską i wykorzystywane już przez wiele podmiotów gospodarczych na całym świecie.

Podpis elektroniczny w dzisiejszych czasach

W sposób elektroniczny możemy podpisać obecnie w zasadzie każdy cyfrowy dokument, pismo do urzędu, umowę lub fakturę. Elektroniczny podpis jest dużo bezpieczniejszy, niż jego odręczny odpowiednik. Obecne statystyki wskazują, że już więcej jak połowa europejskich przedsiębiorstw korzysta, w jakiejś formie, z podpisu elektronicznego. W dobie pracy zdalnej takie rozwiązanie znalazło szerokie uznanie tam, gdzie obieg dokumentów jest istotną gałęzią działalności przedsiębiorstwa, a niebagatelną role odgrywa tutaj również pierwiastek oszczędności, który, dzięki zastosowaniu tzw. polityki paperless, pozwala zaoszczędzić cenne, firmowe środki.

Proponowane przez Yousign rozwiązanie jest łatwe w użyciu, a dokumenty podpisane taką elektroniczną sygnaturą mają takie same skutki prawne, jak te podpisane własnoręcznie. Umowy papierowe i związane z nimi procedury powodują jedynie zbyteczne opóźnienia, a tym samym fizyczne straty w firmach w których process cyfryzacji nie przebiega tak, jak powinien.

Podpis elektroniczny upraszcza wszystkie procesy związane z obiegiem dokumentacji. Umożliwia zatwierdzenie umów i dokumentów online, przy użyciu formatów takich jak na przykład PDF. Najpopularniejszą formą wykorzystywania podpisu elektronicznego, według badania Kantar TNS z 2018 roku, była możliwość zawierania umów telekomunikacyjnych na odległość. Chęć skorzystania z takiej formy autentykacji zgłosiło aż 74 procent respondentów. Na drugim miejscu znalazły się usługi bankowe, z udziałem ponad 62 procent odpowiedzi w badaniu, a na miejscu trzecim, z 57 procentami, umowy na usługi użyteczności publicznej, takie jak np. umowy na dostarczanie energii elektrycznej, gazu, czy wody. Niżej znalazły się jeszcze usługi związane z ubezpieczeniami oraz usługi medyczne.

“Konsumenci mają świadomość wielopłaszczyznowego zastosowania e-podpisu. Wiele osób chciałoby w ten sposób zawierać umowy z podmiotami reprezentującymi bardzo różnorodne obszary.”, tłumaczyła Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej.

Podpis elektroniczny napędza również cyfryzację całej gospodarki Unii Europejskiej. Potencjał takich rozwiązań Wspólnota zauważyła już kilka lat temu, a w 2016 roku nadano im oficjalny bieg w ramach unijnego rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Tak naprawdę w Polsce elektroniczny podpis w użyciu jest już od ponad 20 lat, kiedy to wprowadzono go dyrektywą o Wspólnotowej Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych, zastąpioną następnie w 2016 roku przez wspomniane już rozporządzenie PE. Nowe regulacje wprowadziły jednolite w całej Unii podejście do świadczenia usług zaufania, których zadaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa transakcji elektronicznych. Rozporządzenie sprzed pięciu lat znacznie poszerzyło również katalog takich, elektronicznych usług. Oprócz podpisów wprowadzono wtedy również pojęcie pieczęci elektronicznej, elektronicznego doręczenia oraz usługi walidacji i zabezpieczenia stron internetowych.

Podpis elektroniczny Yousign

Podpis elektroniczny jaki ofgeruje Yousign to więc nic innego, jak unikalne dane potwierdzające w legalny sposób prawdziwość dokumentów czy formularzy elektronicznych. W Polsce specyficzną rolę spełnia również Profil Zaufany, który działa podobnie jak podpis elektroniczny i za pomocą którego możemy autoryzować nasze działania w sieci. Dzięki takiemu profilowi można złożyć np. coroczne zeznanie podatkowe. W stalowowolskim magistarcie projekt e-usług ruszył już w 2014 roku, kiedy otrzymał pozytywną ocenę formalną ówczesnego Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji.

To, co może budzić pewne niejasności wśród użytkowników podpisów elektronicznych, to pewne różnice, pomiędzy nim, a tzw. podpisem kwalifikowanym. Ten drugi spełniać musi dodatkowe warunki tzw. podpisu zaawansowanego. Podpis kwalifikowany oparty jest również o certyfikat kwalifikowany, a ten wydany musi być przez kwalifikowanego dostawcę i złożony za pomocą przeznaczonego do tego celu kwalifikowanego urządzenia, choć obecnie proces ten został już znacznie ułatwiony, głównie za sprawą wykorzystania technologii chmurowej. W trakcie procesu wydawania podpisu kwalifikowanego tożsamość osoby starącej się o taki podpis musi zostać zweryfikowana. Odbywa się to zdalnie lub osobiście i odpowiada za to podmiot mający kompetencje do wydania opisywanego certyfikatu. Osoba ubiegająca się o zwykły podpis elektroniczny nie przechodzi tego typu, rozszerzonej weryfikacji, a dostawcy tego typu rozwiązań nie muszą spełniać tak rygorystycznych warunków działalności. Jednak niezależnie od tego, czy posługujemy się podpisem kwalifikowanym, czy też zwykłym podpisem elektronicznym, może on stanowić dowód przed sądem I nie można odmówić mu skutku prawnego, ani też dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym, tylko z tego powodu, że nie spełnia warunków podpisu kwalifikowanego. Jeśli więc szukasz odpowiedniego dla siebie dostawcy popisu elektronicznego to Yousign powinien być twoim pierwszym wyborem.