Jak wygląda eFaktura?

W 2018 roku został wprowadzony obowiązek prowadzenia rejestrów VAT w formie elektronicznej, co spowodowało, że coraz popularniejsze stało się wystawianie faktur elektronicznych. Wystawiona e-faktura powinna zawierać określone elementy wskazane w ustawie. Co musi się znaleźć na fakturze elektronicznej? Jak wygląda taki dokument?

E-faktura - jak wygląda?

Elementy, które powinny zawierać faktury elektroniczne zostały ściśle określone w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Tak samo, jak faktury papierowe dokumenty w formie elektronicznej powinny zawierać:

• datę wystawienia,

• kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów, lub usług i ich adresy,

• numer, który umożliwia zidentyfikowanie podatnika dla podatku,

• numer, przy pomocy którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku, lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi,

• nazwę towaru lub usługi,

• ilość i miarę towarów lub zakres wykonanej usługi,

• cenę jednostkową netto,

• kwoty wszystkich rabatów oraz ewentualnych zaliczek,

• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, które zostały objęte objętych transakcją netto,

• stawkę podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z uwzględnieniem sprzedaży, które zostały objęte konkretnymi stawkami podatku lub zwolnione od podatku,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,

• należność za sprzedany towar lub wykonaną usługę ogółem.

Warto także zaznaczyć, że faktury elektroniczne mogą zostać dostarczone w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak przesyłać faktury elektroniczne do klienta?

Wystawianie faktur w formie elektronicznej powinno odbywać się w dwóch egzemplarzach - po jednym dla nabywcy i sprzedającego. Należy również uwzględnić jeszcze przepisy zawarte w art. 106g ust. 3 ustawy o VAT. W przypadku wysyłania e-faktur nie ma obowiązku stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Natomiast podatnik wystawiający fakturę elektroniczną ma obowiązek zagwarantowania jej autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Co istotne, przepisy ustawy nie narzucają przedsiębiorcy formatu wystawianego dokumentu, a więc zależy to od podatnika.

Za fakturę elektroniczną można uznać dokument wysłany w formacie PDF, która zostanie wysłana przy pomocy aplikacji mobilnej. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja e-Faktura w DHL Parcel, która umożliwia szybkie przesyłanie faktur elektronicznych, przechowywanie ich w systemie nawet do 7 lat, a także przyspieszenie obiegu dokumentów. Ponadto, jeśli chodzi o format PDF, został on zaakceptowany przez Dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej w indywidualnej interpretacji z dnia 19 czerwca 2018 roku.

Akceptacja faktur elektronicznych przez kontrahenta

Posługiwanie się fakturami w formie elektronicznej wymaga zgody klienta na przekazanie w takiej formie tego dokumentu. Ponadto zgodnie z art. 106n ust. 2 ustawy o VAT, jeśli przesyłane lub udostępniane są temu samemu odbiorcy więcej niż jedna e-faktura, dane wspólne mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są one takie same. Co istotne, w przepisach prawa nie ma informacji o tym, w jakiej formie ma nastąpić akceptacja ze strony kontrahenta. W związku z tym może ona być zawarta w formie papierowej, ustnej lub elektronicznej. Ponadto można domniemać, że zaakceptował taki sposób otrzymywania faktur, jeśli nie wyraził na to sprzeciwu. Tym samym klient, który opłaci należność wynikającą z faktury elektronicznej będzie równoznaczne z jej akceptacją.