Dobre biuro rachunkowe w okolicy - jak je znaleźć?

W prowadzeniu działalności gospodarczej liczą się pieniądze, przedsiębiorczość i… partner, na którym można polegać w każdej sytuacji. Takim partnerem dla przedsiębiorcy może być profesjonalne biuro rachunkowe. Na co zwracać uwagę przed podjęciem współpracy?

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 roku świadczenie usług z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli tzw. pełna księgowość) wymaga wykupienia ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej. W razie wystąpienia szkody z winy pracowników biura (np. nałożenia kary finansowej ze względu na błędne lub nieterminowe rozliczenie deklaracji podatkowej) klient może domagać się odszkodowania, które pokryje polisa. Warto jednak mieć na uwadze, że biuro rachunkowe zajmujące się wyłącznie księgowością uproszczoną nie musi mieć takiego ubezpieczenia. Poza tym ważny jest zakres polisy - podstawowe ubezpieczenie nie chroni przed skutkiem błędów w obsłudze kadr i płac czy w ochronie danych osobowych.

Kompetencje pracowników biura rachunkowego

W odróżnieniu od ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kompetencje pracowników biura rachunkowego są kwestią dowolną. Po deregulacji zawodu w 2014 roku prowadzeniem ksiąg rachunkowych może zajmować się osoba bez wykształcenia kierunkowego, doświadczenia czy jakichkolwiek kwalifikacji. Skutki współpracy z nieprofesjonalnymi księgowymi mogą być bardzo dotkliwe, szczególnie pod względem finansowym. Przedsiębiorca dla własnego dobra powinien zapytać właściciela biura rachunkowego o wykształcenie i kwalifikacje, np. specjalistyczne kursy, świadectwo kwalifikacyjne Ministra Finansów, certyfikat księgowy. Warto również dowiedzieć się, jakie kompetencje mają pozostali pracownicy biura, którzy faktycznie będą zajmowali się prowadzeniem księgowości firmy.

Warunki współpracy outsourcingowej

Przed podpisaniem umowy z biurem przedsiębiorca powinien dowiedzieć się, jak dokładnie będzie przebiegać współpraca. Najpierw należy sprawdzić zakres usług -- na przykład czy biuro zapewnia wyłącznie obsługę księgową, czy oferuje też usługi kadrowo-płacowe, wsparcie w uzyskaniu dofinansowania lub doradztwo podatkowe. Klient powinien mieć możliwość kontrolowania zapisów księgowych. Warto zatem zapytać o zdalny dostęp do dokumentacji oraz częstotliwość raportowania (okresowo lub na żądanie). Żeby uniknąć późniejszych nieporozumień, biuro rachunkowe powinno określić szczegółowe warunki współpracy w jasno sformułowanej umowie outsourcingowej. Przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy umowa nie zawiera niekorzystnych zapisów, dotyczących np. kar umownych czy terminu wypowiedzenia.

Opinie i rekomendacje

Jak znaleźć dobre biuro księgowe? Można np. dzięki poczcie pantoflowej. Wystarczy zapytać znajomych przedsiębiorców, z kim współpracują i czy są zadowoleni z jakości usług. Może się jednak okazać, że niektórzy prowadzą księgowość samodzielnie, a inni zatrudniają księgową lub księgowego na etacie. W tej sytuacji pozostaje internet i poleganie na opiniach znalezionych na stronach www, w mediach społecznościowych, branżowych forach czy wizytówkach Google. Niemniej do opinii znalezionych w sieci warto podchodzić z rezerwą. Z pewnością najbardziej wiarygodne są opinie podpisane imieniem i nazwiskiem oraz skany pisemnych rekomendacji z danymi firmy.

Czy biuro rachunkowe musi być zlokalizowane w pobliżu?

Czasy, kiedy trzeba było polegać na sklepach i usługach zlokalizowanych w pobliżu, minęły bezpowrotnie. Nawet osoby niezmotoryzowane czy mające problemy z poruszaniem się nie są ograniczone do najbliższej okolicy. Dzięki internetowi i różnego rodzaju komunikatorom można podjąć współpracę z biurem znajdującym się na drugim końcu miasta, w innym powiecie czy nawet województwie. Przykładowo biuro rachunkowe z Poznania może świadczyć usługi dla mieszkańców z całego powiatu poznańskiego, a także z innych miejscowości, takich jak Śrem, Jarocin czy Leszno. Ważne przy tym jest, aby biuro zapewniało sprawną komunikację (przez telefon, e-mail, komunikatory internetowe) oraz umożliwiało zdalne monitorowanie księgowania.